Challenge
Les organisations de soins à domicile évoluent dans un environnement exigeant et fluctuant. Elles doivent offrir des prestations et traiter des données sensibles à un rythme soutenu. Les tâches sont variées et s’étendent de la prise en charge à la facturation, en passant par la planification . Une telle diversité et complexité impliquent une organisation à la fois rigoureuse et flexible.
Dans ce contexte, les ressources manquent souvent pour prendre le temps d’effectuer un bilan organisationnel et évaluer comment améliorer la qualité des prises en charge.
En effet, un tel bilan implique de disposer de données fiables. Il s’agit notamment de récolter des données relatives à la satisfaction des clients, au suivi des réglementations, à la qualité des informations de facturation, à l’allocation des ressources en personnel et en temps, au calcul des emplois du temps et déplacements, etc.
En fonction du mode de fonctionnement de l’organisation de soins à domicile, il peut s’avérer quasiment impossible de rassembler les données nécessaires pour évaluer la situation.
Or, sans évaluation, des mécanismes peu efficaces, lourds pour le personnel ou encore peu satisfaisants pour les clients perdurent. C’est pourquoi il est nécessaire de disposer d’une vision d’ensemble, afin de s’assurer de la qualité des services délivrés.
MLS a récemment eu l’opportunité d’accompagner une organisation de soins à domicile confrontée à des problèmes organisationnels importants.
Solution
MLS a accompagné cette organisation de soins dans l’implémentation de Medlink . Cette plateforme de santé prend en charge la totalité des tâches de l’OSAD, depuis la planification jusqu’à la facturation.
Le personnel – tant de terrain qu’administratif – entre directement les informations dans Medlink . Cela permet de rendre compte des prestations en temps réel.
Ce système permet à la fois de:
- disposer d’un dossier pour chaque patient
- gérer la planification
- gérer la prise en charge des clients
- effectuer la facturation.
En cas d’imprévu, le soignant n’a qu’à entrer l’événement dans la plateforme pour que les conséquences soient automatiquement prises en compte : réception de renforts si nécessaire, modification ou annulation de la visite et de sa durée ainsi qu’adaptation de l’emploi du temps et modification de la facturation.
Puisque la gestion des imprévus passe par la plateforme, les modifications/les ajustements subséquents sont mis en lumière. Cela permet de mettre en évidence automatiquement les différences entre « le prévu » et « le réalisé ».
Indirectement, on dispose ainsi d’un historique de toutes les activités de l’OSAD. Les directeurs ont accès à une vue d’ensemble des processus de planification et d’adaptation aux imprévus, et des prises en charge. De la même manière, ils disposent d’un panorama du processus de facturation, des demandes de clarifications des assurances et des modifications subséquentes.
Impact
Cette vue d’ensemble permet d’appréhender les activités et l’organisation de l’OSAD dans sa totalité, sur la base de données fiables. A partir de cette évaluation, il est possible d’identifier les pratiques défaillantes et améliorer l’organisation.
De plus, la plateforme permet d’optimiser de manière automatique plusieurs aspects.
La plateforme permet d’automatiser la planification, en calculant automatiquement les temps de trajet, la durée moyenne des visites en fonction des prestations à réaliser pour chaque client ; elle permet aussi d’assigner au soignant ses tâches en fonction de sa zone de travail, ses horaires de disponibilité et des souhaits du client.
Le personnel se sent soutenu par une organisation flexible et rigoureuse. Le rythme de travail gagne en fluidité.
Le service est centré autour du client, et celui-ci bénéficie d’une prise en charge de qualité.
La collaboration avec les assurances est optimisée. Elles bénéficient d’informations plus précises et leur confiance dans l’OSAD augmente.
Tant la direction générale que la direction des soins disposent d’informations fiables. Elles se sentent en confiance sur la gestion des activités et la satisfaction de leurs clients.
