Financement, autorisations, règlementations, directives, contrôles. Le personnel soignant est de plus en plus submergé par les tâches administratives. Certains rapportent y consacrer près de 50% de leur temps. Comment réduire au maximum la bureaucratie ?

Challenge
Plusieurs OSAD nous ont confié être préoccupées par le temps consacré par leur personnel hautement qualifié pour répondre aux exigences administratives. Certains soignants dédient près de 50% de leur temps à la bureaucratie.
Les soignants se retrouvent à effectuer des tâches loin du cœur de leur métier, à savoir la prise en charge des clients.
Ces tâches administratives découlent tant des exigences législatives que de la collaboration avec les autorités de santé et des processus internes.
Pour ajouter à la complexité, les exigences administratives ne sont pas identiques à travers la Suisse et nous observons de nombreux fonctionnements différents selon les cantons/de communes en Suisse.
Tant la qualité des soins que la satisfaction du personnel souffrent de l’excès de bureaucratie. En effet, le personnel est insatisfait de devoir consacrer autant de temps à des tâches administratives et n’est pas à même de se concentrer pleinement sur les besoins des clients.
De plus, ce temps administratif constitue a un impact financier important sur les OSAD.

Solution
Une grande OSAD nous a confié avoir entrepris une révision de ses processus administratifs internes et avoir éliminé les mécanismes peu utiles et consommateurs de temps.
Une telle révision permet d’évaluer la pertinence des processus et les simplifier. MLS – spécialisée dans la digitalisation des processus de soins, de la planification et de la facturation – accompagne ses clients dans leur initiatives.
La simplification des processus passe souvent par la digitalisation. La grande majorité des OSAD se repose par exemple maintenant sur un système de facturation digitale, en coopération avec leurs partenaires assureurs. Cette organisation leur permet de gagner un temps précieux.
Une optimisation de l’organisation et une diminution des tâches administratives superflues n’est pas envisageable sans une plateforme moderne et réactive.
La plateforme MedLink a été développée dans le but de fluidifier les processus organisationnels, favoriser la coordination et les échanges, permettre le travail en mobilité en temps réel et optimiser la gestion de la facturation.
La plateforme a été pensée par rapport aux règlementations fédérales et permet des ajustements par cantons et par communes.
Toutes ces fonctionnalités permettent de réduire sensiblement la charge administrative des soignants.

Impact
La digitalisation et la simplification des processus organisationnels permettent de faciliter les échanges et établir des mécanismes de collaboration efficaces. Tant les OSAD que leurs partenaires et collaborateurs bénéficient de la simplification des interactions.
Les acteurs de la santé ont les moyens de collaborer et se concentrer sur la qualité de la prise en charge du client, tout en maîtrisant les coûts de fonctionnement.
Le personnel soignant gagne en motivation. Ce changement se reflète sur la qualité de leur travail et sur la qualité des soins apportés.
L’optimisation et la digitalisation des modèles organisationnels permettent également d’être plus réactif et de s’adapter rapidement à la situation sanitaire. La pandémie de COVID a souligné l’importance de la capacité d’adaptation des acteurs de la santé.
Toutefois, une réduction significative de la bureaucratie n’est efficace qu’accompagnée d’une révision des exigences et mécanismes des administrations. MLS contribue à cet objectif à travers de projets tels que le dossier électronique du patient.
Souhaitez-vous réduire le temps consacré à la bureaucratie par vos collaborateurs ? MLS met à votre disposition son expertise, acquise grâce à sa présence sur le marché depuis plus de 10 ans et sa compréhension des défis auxquels sont confrontés les OSAD.