Gérer les heures de pointes et éviter les heures creuses, le vrai casse tête des planificateurs est un enjeu d’affaires majeur pour les organisations de soins à domicile.
Challenge
La gestion des heures de pointe et des heures creuses avec un ajustement de ressources en flux tendu cause une surcharge et une forte dépendance aux responsables de la planification.
Ces derniers passent un temps démesuré en ajustements provenant de la demande du métier qui fluctue de manière importante chaque jour, voire chaque heure, rendant compliqué l’ajustement des ressources à la demande.
Les collaborateurs se sentent ballotés, débordés, mal considérés, ce qui peut résulter en une forte insatisfaction allant parfois jusqu’à des départs d’éléments précieux pour l’organisation.
Par ailleurs pour la direction de l’entreprise, le prix de revient des heures creuses est beaucoup trop élevé et au final personne au sein de l’organisation n’y trouve son compte.
Solution
Instaurer un système permettant de prédire les besoins sur trois jours et comparer la capacité disponible à la demande, pour requérir des compléments de ressources avec suffisamment d’anticipation.
Permettre à la direction de visualiser les mesures prises et de les corriger en cas de gestion défaillante.
Le planificateur gère ainsi la capacité en ressources et c’est le système qui qui prend en charge l’allocation des intervenants dans le planning.
Le travail du planificateur est revalorisé, la dépendance aux ajustements est nettement plus faible et le stress occasionné sur les collaborateurs diminue fortement.
Démarche
Mise en place d’un outil de Business Intelligence pour gérer la demande avec une anticipation raisonnable. Des ressources alignées à la demande est un modèle qui permet de satisfaire tant l’organisation que ses clients.
Utilisation d’une planification automatisée qui gère une très grande partie des allocations en fonction de critères définis par l’organisation.
Laisser le système gérer les optimisations de planning de manière automatique, y compris pour la gestion des temps de déplacement, des temps réservés à la formation ou aux séances d’équipes, ainsi que pour la mise en conformité avec les règlementations (temps de pauses…).
