Challenge
Il est courant de combiner plusieurs plateformes informatiques pour couvrir l’ensemble des activités des OSAD.
Toutefois, la combinaison de plusieurs systèmes tend à augmenter la charge administrative du personnel, compliquer la collaboration entre les différents intervenants, générer un taux d’erreur important et augmenter les coûts.
Le personnel est constamment obligé de saisir les mêmes informations dans différents systèmes informatiques.
De plus, certains systèmes ne sont pas accessibles sur le terrain et contraignent le personnel à retourner au bureau. Cela constitue à la fois une perte de temps et une charge administrative supplémentaire.
La collaboration entre intervenants est décousue : échange d’informations à travers différents outils (mail, téléphone, sms), temps perdu en synchronisation et problèmes de confidentialité.
L’information n’est pas transmise en temps réel et le personnel administratif est souvent en retard sur la réalité du terrain.
Occupé par la prise en charge du client, le personnel soignant ne peut que saisir les informations après coup. Ce retard génère des pertes d’informations et des imprécisions.
Cela se traduit par un taux d’erreur élevé et une perte de temps pour le personnel administratif qui tente de reconstituer les dossiers et l’historique.
Solution
MedLink a mis au point une plateforme informatique qui regroupe toutes les activités clés des OSAD, depuis la prise en charge du client à la facturation en passant par la planification.
Le personnel saisi les informations dans une seule plateforme. La charge administrative s’en trouve allégée et le personnel peut se concentrer sur ses activités centrales.
Les informations sont entrées pendant la visite ou directement après. Fini les imprécisions et pertes d’informations !
La plateforme est accessible en ligne, ce qui permet aux intervenants d’y accéder partout, en tout temps et depuis n’importe quel appareil (téléphone, tablette, ordinateur).
La plateforme permet à la direction d’obtenir une vue d’ensemble. En quelques clics, il est possible de voir quels intervenants terrains sont disponibles, combien de visites ont été effectuées ou encore quel est le montant moyen de facturation.
Impact
L’utilisation d’une seule plateforme permet d’améliorer la collaboration entre intervenants et la précision des données, économiser du temps, limiter les coûts et gérer au mieux les imprévus.
Les informations sont actualisées en temps réel. Grâce à cette fonctionnalité, toute action saisie dans le système est instantanément visible pour les acteurs autorisés. La collaboration entre les différents acteurs s’en trouve facilitée. Les informations sont échangées dans le respect de la loi sur la protection des données.
Les intervenants ne sont plus tenus de jongler avec différentes plateformes informatiques. Les informations ne sont saisies qu’une seule fois. Cela permet à la fois d’économiser du temps et d’améliorer la précision des données.
Les factures sont générées sur la base des informations saisies par les intervenants terrains, directement après la visite. Les informations fournies aux assurances sont donc correctes et précises.
Il n’est plus nécessaire de former le personnel à l’utilisation de plusieurs plateformes. Les OSAD peuvent se référer à un seul interlocuteur pour gérer les problèmes informatiques.
Grâce à cette organisation optimisée, les imprévus sont gérés sereinement et efficacement.
