Les décisions politiques prises après les votes conduisent souvent à de nouvelles réglementations, et la Suisse vote beaucoup. Le domaine de la santé n’est pas épargné, encore moins en période de pandémie.
Challenge
Une nouvelle règlementation est annoncée par les instances politiques et leur entrée en vigueur vous concernent directement.
Votre partenaire software, a un certain temps pour adapter son système d’information et mettre la nouvelle règlementation à votre disposition dans son outil.
Nous l’avons connu avec l’interRAI, et bien d’autres subtilités dans le domaine de la qualité et du financement.
De votre côté, vous devez mettre au courant tout le personnel concerné, former les utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités. C’est un processus qui se répète à chaque nouvelle règlementation ou à chaque modification d’une règlementation existante.
Vous devez également choisir quels sont les collaborateurs concernés et vous assurer qu’ils retrouvent l’information facilement dans leurs tâches quotidiennes.
Nous savons tous que la gestion du changement n’est pas l’exercice le plus facile, surtout s’il n’apporte pas une valeur claire à l’utilisateur, et qu’il constitue plutôt une contrainte.
Si en plus, lors de la mise à disposition de cette nouvelle contrainte, vous devez gérer le stress de devoir déployer les fonctionnalités sur vos différents dispositifs, vous assurer d’avoir fait une sauvegarde complète de vos données avant la mise à jour, de mettre à disposition le personnel pour surveiller la bonne marche du déploiement et toutes sortes d’autres tâches de type informatique, cela peut vite devenir un calvaire.
Sans parler du fait qu’il pourrait y avoir un défaut dans ce qui a été livré, et que toute l’opération de déploiement devrait être refaite.
Solution
Comme tous les fournisseurs de systèmes d’information, MLS est informé des nouvelles règlementations à mettre en œuvre dans son logiciel MedLink.
Du fait que le logiciel est basé sur des rôles, le fait d’identifier les bonnes personnes et de leur montrer clairement où accéder à l’information et comment l’utiliser est rendu plus simple. Chacun dans son rôle sera informé des processus qui le concerne, et n’aura accès qu’aux fonctionnalités pertinentes.
Lorsque MLS vous mettra à disposition les fonctionnalités liées à une nouvelle règlementation dans son logiciel MedLink, la seule chose que vous ayez à faire c’est de vous former et de l’utiliser.
Etant donné que MedLink est une application 100% Web, aucune installation, aucun déploiement, ou pour résumer aucune action de type informatique n’est à entreprendre par votre organisation.
Les formations sur les nouvelles fonctionnalités sont dispensées de manière digitale et sont entièrement ciblées sur les rôles de chaque personne concernée.
S’il devait y avoir une correction dans ce qui a été livré, vous n’auriez rien de particulier à faire, MLS mettra à jour MedLink et vous continuerez à l’utiliser sans autres.
De plus, les fonctionnalités sont livrées en trois langues (allemand, français et italien) et il vous suffit de changer de langue au sein même de MedLink sans perdre la moindre information.
Vous pouvez donc mettre à disposition de vos utilisateurs des fonctionnalités liées à de nouvelles règlementations dans différents cantons et dans différentes langues sans la moindre installation.
Impact
La Spitex peut se concentrer sur les règlementations à venir et organiser ses processus en fonction des changements qu’elles vont apporter, sans devoir se soucier d’une mobilisation logistique digne d’un déménagement, juste pour mettre à jour un système d’information.
La gestion du changement est facilitée par un apprentissage court et ciblé pour chacun des utilisateurs concernés. Là aussi, pas de logistique, pas de déplacements, pas de panique.
La mise en application de la nouvelle règlementation ou d’une modification, se fait rapidement et la Spitex est à l’abri de contrôles externes qui pourraient lui couter du temps ou de l’argent.
Le contrôle et le reporting sont également grandement facilités puisque tout se passe en temps réel.
L’utilisateur apprécie que l’organisation prenne en charge le changement de manière efficace et sans stress.
D’une manière générale, la Spitex gère sa conformité de manière plus sereine et prend le temps d’implémenter les processus adéquats, ainsi que de comprendre les impacts de toutes nouveautés dans le domaine règlementaire.
Cela est utile pour la Spitex dans ses relations avec les autorités et tous les organes en charge de la mise en application des normes.
N’hésitez pas à nous contacter !
