Challenge
Plusieurs intervenants terrain nous ont confié leurs difficultés face à la saisie des temps de prestation. Concentrés sur leurs tâches de soins et d’accompagnement, ils relèguent le relevé d’activité au deuxième plan.
Lorsque les intervenants sont confrontés à des imprévus, la gestion de l’incident devient prioritaire. Ce n’est que dans un deuxième temps qu’ils pourront s’occuper de l’ajustement des prochaines visites.
Qu’elle soit effectuée manuellement ou sur un logiciel, la saisie subséquente des informations est fastidieuse et provoque souvent des imprécisions.
L’équipe de planification se retrouve face à des défis importants pour réconcilier les relevés d’activités saisis avec le temps réel des prises en charge. Cela constitue une charge de travail additionnelle et l’amène à perdre un temps précieux.
Or, les OSAD doivent pouvoir se reposer sur des données fiables, en particulier pour émettre des factures exactes.
Solution
A l’écoute des inquiétudes du personnel, MLS a développé le module Time Player pour faciliter la saisie des activités. En deux clics, les intervenants signalent le début et la fin de chaque prestation.
Le module Time Player facilite le quotidien des intervenants en offrant une interface simple et intuitive. Chacun d’entre eux voit s’afficher sa liste de ses visites, clients et activités du jour, chargée automatiquement depuis MedLink.
L’intervenant n’a plus qu’à cliquer sur « start » et « stop » pour signaler le début et la fin de chaque prestation. Il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les différentes activités et clients mais uniquement de confirmer ce qui était prévu.
En cas d’imprévu, les intervenants ont la possibilité de renseigner des informations additionnelles. L’équipe de planification en est immédiatement informée et peut effectuer les ajustements nécessaires.
En cas de retard par rapport aux temps prévu, le système recalcule automatiquement les horaires de passage des prochaines visites.
Quand il finit son travail, l’intervenant revoit et valide sa journée. L’équipe administrative reçoit des informations fiables et programme la journée du lendemain pour l’intervenant.
Impact
Le module Time Player propose une interface simple et ergonomique, ce qui permet aux intervenants de l’utiliser de manière intuitive.
Ils ne perdent plus de temps à saisir manuellement une quantité importante d’informations relatives aux clients, prestations effectuées, heures d’arrivé, etc. L’automatisation maximale des saisies, par un simple clic, est un confort très apprécié des intervenants.
Grâce au partage d’informations en temps réel, l’équipe de planification dispose d’une vue d’ensemble de l’avancement des visites et peut prendre des mesures immédiatement.
La synchronisation entre les intervenants et l’équipe de planification est facilitée.
En cas d’imprévu ou de retard, aucun effort de coordination n’est nécessaire. L’intervenant le note ou le dicte sur son smartphone et le système se charge d’ajuster ses horaires. De plus, les clients peuvent en être informés par SMS.
La saisie immédiate des informations permet de disposer d’informations fiables. Le processus de contrôle et validation en fin de journée des temps saisis permet d’éclaircir rapidement les incohérences et de disposer de données précises. Les factures sont émises sur la base de données exactes.
Le module Time Player facilite le quotidien des intervenants et diminue leur charge administrative, tout en améliorant la précision des données.
