
Challenge
Die Genauigkeit der in einem Informationssystem erfassten Leistungszeiten ist für die Spitex essenziell, denn sie muss ihren Finanzpartnern, auch ihren Klienten, fehlerfreie Rechnung stellen.
Die manuelle Eingabe der Dienstzeit durch die Mitarbeiter ist eine zeitaufwändige und oft fehleranfällige Tätigkeit.
Das Pflegepersonal im Aussendienst ist je nach der Situation, die es beim Patienten vorfindet, mit einer unterschiedlichen Dauer der Leistungen konfrontiert.
Wenn der Tag also nicht ganz nach Plan verläuft, wird es kompliziert, die richtigen Zeitdaten zur richtigen Zeit einzugeben.
Die Synchronisation mit dem Planungsteam wird auch durch die vielen Zeitunterschiede erschwert, die durch unvorhergesehene Ereignisse entstehen.
Der Austausch von Informationen in Echtzeit ist jedoch für die ordnungsgemässe Zuweisung von Ressourcen und den reibungslosen Ablauf der Organisation unerlässlich.
Planungsanpassungen kommen oft vor und stellen eine administrative Unannehmlichkeit für das gesamte Personal für die Organisation dar und können zu erheblichen Umsatzverlusten führen.

Lösung
MLS bietet das Modul “Time Player” an, das den Alltag der Mitarbeiter durch eine einfache und intuitive Oberfläche erleichtert.
Die Pflegeperson beginnt ihren Tag Tag, indem sie ihre “Liste der Aktivitäten des Tages” abruft, die automatisch aus der Planung in MedLink generiert wird.
Mit einem einfachen Klick aufs Smartphone wird der Beginn und das Ende der Leistung festgehalten.
Das System berechnet sofort die folgenden Zeiten neu und zeigt die Zeitdifferenzen zwischen dem Urprungsplan und dem Ist-Stand an.
Mit dem “Time Player” muss der Mitarbeiter die Kunden und Tätigkeiten nicht mehr manuell eingeben. Er bestätigt einfach, was geplant war.
Der Mitarbeiter kann eine Notiz eingeben, um ein unerwartetes Ereignis zu beschreiben. Das Planungsteam wird in Echtzeit informiert und kann sofort Anpassungen vornehmen.
Wenn die Pflegeperson ihre Arbeit beendet hat, überprüft und validiert sie ihren Tag. Folglich hat das Backoffice zuverlässige Informationen und kann den nächsten Tag darauf basierend organisieren

Auswirkung
Die maximale Automatisierung der Zeiteingaben, durch einfache Start und Stopp Befehle, ist ein Komfort, der von den Mitarbeitern sehr geschätzt wird.
Die Pflegeperson kann sich auf die Arbeit konzentrieren, und bei unvorhergesehenen Ereignissen wird es einfach auf dem Smartphone notiert, während sich das System den Zeitplänen anpasst.
Die Start/Stopp-Aktion ist so einfach, dass der Arbeiter sie gerne in Echtzeit durchführt. Die Daten sind umso zuverlässiger.
Die Planer haben eine Echtzeitansicht des Tagesverlaufs für alle Mitarbeiter und können sofort Massnahmen ergreifen.
Am Ende des Tages sind die validierten Daten viel einfacher zu überprüfen. Die Rechnungen werden im Laufe der Zeit auf der Grundlage zuverlässiger Daten aufgebaut.
Die Ergonomie des Time Players ist der Schlüssel zur Akzeptanz durch alle betroffenen Benutzer. Die Modernität des Systems und seine Unterstützungsfunktion für das Pflegepersonal sind seine Hauptvorteile für den Aussendienst.