Quel est le réel enjeu d’un ERP ?
Une réponse claire et centrale : améliorer les performances de l’entreprise.
Il s’agit de profiter de la technologie pour rationaliser les opérations et permettre aux employés d’être plus efficients. L’amélioration des performances de l’entreprise devra se refléter sur ses résultats et sur la satisfaction de son personnel.
Négliger cette vision avant l’implémentation d’un ERP est le principal facteur d’échec de ce type de projets.
Dépasser les fonctionnalités
Tant les vendeurs que les acheteurs de systèmes ERP on tendance à se focaliser sur les fonctionnalités du produit et c’est une erreur.
Ils doivent préalablement analyser et cartographier les activités, pour mettre en évidence les dysfonctionnements et les améliorations nécessaires au bon fonctionnement de l’activité.
Cet exercice préparatoire permet de fixer des objectifs clairs et d’aligner les fonctionnalités du produit à ces objectifs et à des indicateurs de succès fiables.
La gestion du changement s’en trouvera objectivée et les résultats attendus seront clairs pour le personnel qui comprend les raisons de ce changement.
Organiser l’équipe
La réussite d’un projet d’implémentation ou de changement d’ERP est intimement liée à la mise en place d’une équipe multifonctionnelle qui adhère aux objectifs du projet et qui est motivée par un sponsor de haut niveau.
Toutes les fonctions concernées par ce changement doivent disposer d’un représentant dans le projet. L’équipe pluridisciplinaire doit comprendre les enjeux du projet et adhérer aux objectifs de la direction. C’est une condition essentielle à la réussite de la gestion du changement.
Le fournisseur d’ERP fait partie de cette équipe, il doit être intégré à l’entreprise pour la durée du projet et non considéré comme une tierce partie qui doit à elle seule résoudre tous les problèmes et motiver les utilisateurs.
Culture de succès
L’équipe constituée doit avoir une vision claire de ce que le projet apportera à leur service et à l’entreprise en général.
Cette équipe doit comprendre le produit et être sensibilisée à la gestion du changement.
Elle devient l’équipe de référence, qui connaît les enjeux, mesure les succès et partage la vision.
Le partage de la vision passe par un effort considérable et soutenu de communication, par différents canaux allant des plateformes technologiques telles que les mails, l’intranet, des sites dédiés, aux plateformes de partage classiques telles que des assemblées du personnel et des réunions spécifiques.
Il n’est pas inutile d’associer des campagnes de communication incluant des slogans, des visuels et des rencontres informelles pour marquer le coup sur chaque étape réussie du projet, par exemple, l’implémentation des fonctionnalités dans un premier département qui correspond aux objectifs et aux indicateurs de succès fixés.
Cette culture permet une gestion participative qui limite très fortement la résistance au changement.
Un succès durable
Un projet d’implémentation d’ERP apporte un changement durable à l’activité de l’entreprise.
Le succès est durable dès lors que la mise ne place de l’ERP élimine le gaspillage, améliore la satisfaction des utilisateurs et leur productivité, optimise les ressources et permet de gérer la croissance de l’entreprise sur base de processus standardisés et acceptés de tous.